①　資料提出通知書とは

いきなり話が反れますが、既に申請している場合、審査結果が出る前に、資料提出通知書というのが届くことがあります。

入管が審査途中で申請に疑問を抱いた場合、執られる方法として、下の２つがあります。

ア．不許可にする。

入管法上は即不許可を出しても違法ではありません。

提出された申請書類を審査官が見て、検討した結果、不許可ということは有り得ます。

イ．「資料提出通知書」を申請人等に送る。

今提出されている資料だけでは許可不許可の判断が難しいと担当審査官が考えた際に、一応、申請者側の反論や説明を聞きたいと連絡が来ることがあります。
これを「資料提出通知書」といいます。

これが届くと「何を疑っているんだ！！！」と怒る人もいるようですが・・・

逆にいうと、チャンスをくれているとも言えます。
本当は不許可にしても問題にはならないわけですから。

上図は「資料提出通知書」のサンプルですが、ここに書かれていることは、簡単に言うと「いつまでに追加で資料を出しなさい。出さない場合は今出されている資料だけで判断しますね（つまり、不許可）。」という内容です。

でも、まだ不許可になったというわけではありません！

申請内容や状況によるので、追加で書類を出したから必ず許可になるとは言い切れませんが、少なくとも「資料提出通知書」を無視してはいけません。
対応したとしても、対応が充分とは言えない場合はやはり不許可になるかもしれませんので、対応は慎重に行う必要があります。

行政書士など申請取次者に申請段階から依頼をしている場合は担当行政書士の指示に従い対応すれば許可される可能性は高いのではないでしょうか。

②　不許可の通知とは

（１）海外から外国人を呼び寄せたい場合

「在留資格認定証明書交付申請」という手続をし、不許可（正確には不交付といいます。）となると、申請時に提出した返信用封筒で、入国管理局から「在留資格認定証明書不交付通知書」というものが郵便で届きます。

上図はサンプルですが、この通知書を読んでみても、内容は正直よくわかりません。
記載されていることは、要するに『出入国管理及び難民認定法の要件を満たしていない。だから、許可できません。』と書かれているに過ぎません。

また、既に短期滞在などで入国していて「在留資格認定証明書不交付通知書」を貰っている場合、「短期滞在」からの変更は不可能ということになりますから、一旦帰国するということになります。

（２）既に日本国内にいて期間更新や変更をしたい場合

「在留期間更新許可申請」や「在留資格変更許可申請」をし、不許可となると、入国管理局から申請時に提出した葉書や通知書が郵便で届きます。

葉書の場合は、不許可とは記載されておらず、「現金４０００円、〇月〇日までに（時間指定まである場合もある）申請人本人が入国管理局においでください。」としか書かれていません。

通知書の場合は（１）のものと内容はほとんど同様です。

そもそも期間更新や変更の申請が在留期限ギリギリで申請した場合、結果通知がなされる時には既に在留期限は過ぎており、在留していられる特例期間（在留期限から審査結果が出るまで or 最長２か月までのどちらかまでは申請が受理されていれば滞在可能という制度）に入っていることが普通です。

よって、一般的には、入国管理局へ出頭すると「特定活動（出国準備期間）」ビザに切り替えられます。

なお、その日数ですが、３０日か３１日となることが多いです。

③　不許可理由の確認

不許可になってしまい、もし再申請したい場合、申請人や申請代理人は不許可の理由を入国管理局へ聞きに行くことができます。

なぜなら、不許可の理由が届いた書面だけではよくわからないからです。
不許可理由がよくわからない状態で再申請に向けての準備や改善をすることは無駄が多いでしょうし、既に国内にいる期間更新や変更の場合、時間的余裕もありませんから不許可理由を聞き出すことが最も効率的なのです。
不許可理由を聞きたい場合、通知を貰ってから１０日程度経ってから来てくださいと記載されていることが多いです。

ただし、入国管理局へ来てくださいと書かれているからといって、外国人が出向いても、入国管理局は不許可理由を説明するために呼び出しているわけではありません。
淡々と手続を進めるために（「特定活動（出国準備）」に切り替えるために）外国人を呼び出しているだけです。

ですから、入国管理局へ出頭するのであれば、不許可の理由を問合せるために行く方がよいということです。
しかし、この不許可理由の説明は入国管理局にとっては説明しなければならない法律的な義務はありませんが、実務上は１度だけ入国審査官（最近は実際に審査をした担当官が説明してくれないようです・・・）の説明を聞くことができます。
もっとも、説明をしなければならない法律上の義務はないので、不許可となった全ての原因を事細かに教えてくれるわけではありません。
とは言っても、なるべく多くの情報を聞き出すことが非常に重要となります。

この出頭する際、例えば、「配偶者ビザ」のように、日本人（永住者、特別永住者含む）などがいることが前提となっているビザの場合は夫婦で出頭することが望ましいです。
夫婦の真剣な姿勢を入国管理局に見せることは再申請での許可へ導くのに必要なことだからです。

また、専門職である行政書士を同行させることもポイントを押さえた理由の引き出しに有効かと思います。

ただ、自分で申請した場合は不許可とされた外国人しか理由を聞けないのが原則ですから、行政書士を同席させたい場合は入国管理局に行政書士の同席を強く要望することで、同席が認められることがあります。

④　再申請の可否の検討

上述のように、不許可となると、外国人側は何らかの対応を迫られます。

➡特定活動ビザ【出国準備】に切替えられます。

再申請する場合は、再度、申請書類を作り直し、全て必要な書類が揃った状態で入管窓口に行くことが望ましいです。

再申請を受付けてもらうことができれば、再申請から「審査結果が出るまで」 or「 最長２か月まで」のどちらかまで、さらに滞在可能となります。
出国準備に切替えられた外国人は本来は特例期間の対象にはなりませんが、入管法で定められている特例期間というものに準じた扱いとなります。

申請を受付けておきながら、その日までに結果を出さないということは日本国が不法滞在者という犯罪者を作り出すことになってしまうので、入管では必ず２か月以内に審査結果の通知はしてきます。

例えば、在留カードに、『このカードは２０２１年４月３０日まで有効です。』と書かれていた場合に、２０２１年４月２９日に入国管理局に在留申請すると、明後日の２０２１年５月１日というのは本来は不法滞在になるはずです。
しかし、申請を受付けておきながら不法滞在と言われたのでは外国人側ではたまったものではありません。
そこで、入管法では、審査結果が出るまで or 最長２か月まではさらなる在留を認めることとしていて、これを特例期間と呼んでいます。
この場合、最長で２０２１年６月３０日までの在留が認められることになりますし、入国管理局に対してもその日までに審査の結果を出すことを義務付けています。

※この特例期間は永住許可申請は対象外ですから、永住許可申請をしたから、現在のビザの期間更新などをしていないというのは絶対にやってはいけません。

手続の流れでいうと下図のようになります。